Microsoft Dynamics 365 CRM Sales

Empiece a utilizar Dynamics CRM 365 Sales

Dynamics 365 Sales proporciona muchas de las características listas para usar para respaldar las funciones de ventas, como la calificación de clientes potenciales y la administración de oportunidades de ventas para construir y administrar su canalización. Estas herramientas se pueden configurar fácilmente para respaldar las necesidades únicas o cambiantes de su organización de ventas. Esto asegura que su organización pueda utilizar herramientas y tecnología de venta modernas con sus prácticas de ventas comprobadas.

A medida que identifica oportunidades de ventas y califica clientes potenciales, Dynamics 365 Sales proporciona varias herramientas que se pueden utilizar para ayudar con el proceso de calificación de clientes potenciales.

• Herramientas de inteligencia artificial: herramientas, como el escáner de tarjetas de presentación, le permiten capturar rápidamente información importante e ingresarla en Dynamics 365 Sales o Power Apps mientras está en el campo. Esto le ayuda a identificar rápidamente si existe una relación pasada con este cliente y determinar cuál debería ser el próximo curso de acción.
• Flujos de procesos de negocio adaptables: guía a los vendedores a través de cada etapa del proceso del ciclo de vida de ventas de su organización. Esto no solo ayuda a incorporar nuevos vendedores, sino que también asegura que todos sus vendedores sepan exactamente lo que se requiere durante cada etapa del proceso. Están equipados con los datos y herramientas necesarios para ejecutarlo.
• Asistente: muestra información importante en el contexto de lo que está haciendo ahora, como proporcionar recordatorios de las próximas actividades relacionadas con un cliente potencial de ventas o notificarle cuando los clientes están haciendo algo que podría afectar un posible acuerdo.
• Línea de tiempo : muestra cualquier comunicación relacionada directamente en el formulario de registros. Esto le permite ver fácilmente todas las comunicaciones relevantes desde un solo punto. Además, puede generar rápidamente comunicaciones como llamadas telefónicas, correos electrónicos y citas, e interactuar con los miembros del equipo directamente desde el registro de clientes potenciales.

Además de las capacidades de administración de oportunidades y oportunidades de venta disponibles, Dynamics 365 Sales facilita la generación y entrega de cotizaciones a los clientes, y las convierte en pedidos de ventas y facturas. Dynamics 365 Sales puede actuar como una solución de procesamiento de pedidos de ventas independiente o puede integrarse con aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP), como Dynamics 365 Finance & Operations.

Herramientas de colaboración

• Integración de Microsoft Teams: involucre a expertos en la materia (SME) y colabore con colegas en todas las funciones comerciales y geografías. Puede acceder a datos de Dynamics 365, como registros y vistas, directamente desde un espacio de trabajo de Team, lo que proporciona acceso a todas las capacidades de colaboración de Microsoft Teams.

  

• Integración de SharePoint y OneDrive: use las capacidades de control de versiones y almacenamiento de documentos de SharePoint y OneDrive para empresas para ayudar con la colaboración de documentos. Estas capacidades de colaboración le permiten ver fácilmente quién trabaja en los documentos y qué cambios se están realizando. También le proporciona información más detallada para ver a qué documentos acceden los clientes cuando los usa para almacenar archivos adjuntos de Share.

• Herramientas integradas de Office 365: con herramientas integradas como Microsoft Excel y Word, puede usar las herramientas que usa todos los días para ayudar a crear detalles, analizar detalles de acuerdos y comunicarse con los clientes.

• Power Platform: ejecute procesos comerciales y acelere las actividades diarias, como los procesos de aprobación en las aplicaciones de línea de negocio, con la automatización impulsada por Microsoft Power Automate. Power Automate le brinda una experiencia general más rica y una ejecución simplificada de las tareas comerciales al incorporar la automatización de estos elementos directamente en los formularios de Dynamics 365.

Herramientas de entrega de ventas

• Catálogo de productos: con un catálogo de productos dedicado que puede funcionar de forma independiente o integrarse con aplicaciones ERP, como Dynamics 365 Finance & Operations, puede crear rápidamente cotizaciones de ventas agregando productos directamente desde el catálogo de productos. Las opciones de precios automatizadas pueden actualizar los detalles de precios automáticamente.

  • Precios y descuentos personalizados: con varias listas de precios, puede adjuntar el precio más apropiado en función de quién es el cliente, las promociones actuales o el escenario de ventas.
  • Familias de productos: las familias de productos amplían aún más la funcionalidad del catálogo de productos al proporcionar un área central para definir propiedades comunes, como opciones de tamaño y coloración para todos los productos de una familia. Los productos se pueden vincular entre sí para brindar un mayor soporte en escenarios de ventas comunes, como ventas cruzadas, sustitución de productos o ventas adicionales.
    

  

• Gestión de cotizaciones: genere cotizaciones fácilmente directamente a partir de los detalles almacenados en una oportunidad de venta. Puede administrar todo el proceso de negociación de ventas con revisiones de cotización y entrega de cotización sencillas, utilizando formatos familiares como documentos de Microsoft Word o PDF.

• Órdenes de venta: las órdenes de venta se pueden crear directamente desde Cotizaciones cuando las ofertas avanzan. Con la automatización de ventas, los artículos relacionados con la cadena de suministro se pueden abrir o cerrar, ya que también se cierra el registro de cotización adjunto.

• Facturas: las facturas se pueden crear a partir de los pedidos de venta cumplidos, y se realiza un seguimiento del estado de la factura a medida que el cliente la paga.

Vídeo de demostración: Trabajar con Dynamics 365 Sales

Ahora que hemos explorado las capacidades clave disponibles en Dynamics 365 Sales, examinemos cómo se pueden usar las características principales de la aplicación para ayudarlo a vender de manera más efectiva. En este video, experimentará un día típico en la vida de un vendedor cuya organización usa Dynamics 365 Sales para administrar sus acuerdos de ventas.

Esto incluirá lo siguiente:

• Abrir la aplicación y trabajar con paneles
• Ingresar y administrar un cliente potencial a través del proceso de calificación
• Administrar y rastrear la información relacionada con el trato utilizando una oportunidad
• Usar el catálogo de productos para generar oportunidades
• Entrega de cotizaciones a los clientes
• Cerrar tratos y trabajar con pedidos y facturas

Video de demostración: Dynamics 365 Sales

Como vio en el video, con Dynamics 365 Sales, los vendedores de su organización tienen las herramientas que necesitan para identificar y calificar a los prospectos como clientes viables que buscan comprar bienes o servicios de su organización. Los vendedores pueden administrar sus actividades diarias y las interacciones con los clientes para asegurarse de que realizan un seguimiento de manera oportuna y que se atiende a los clientes de manera oportuna. A medida que avanzan las transacciones, los flujos de procesos comerciales brindan orientación para garantizar que sus vendedores se adhieran a los procedimientos de venta de su organización para brindar la mejor oportunidad de éxito. Al aprovechar todas las herramientas proporcionadas, podrá establecer relaciones duraderas con sus clientes que generarán ingresos en los próximos años.

Revise un ciclo de vida de ventas típico

El objetivo de cualquier organización de ventas es identificar prospectos y convertirlos en ingresos. Por ejemplo, ¿cómo tomas a alguien que conociste en un evento y lo conviertes en cliente? Estas actividades son parte de un ciclo de vida de ventas.

Un ciclo de vida de ventas típico puede parecerse a la imagen a continuación:

Para ayudar a la gestión del ciclo de vida de las ventas, muchas organizaciones aprovechan los procesos que guían a los vendedores a lo largo de todo el ciclo de vida de las ventas. Un proceso de ventas asegura que todos sigan los procedimientos adecuados.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo se vería un ciclo de vida de ventas de principio a fin:

Como puede ver en la imagen de arriba, los diferentes tipos de registros de ventas corresponden a diferentes etapas del proceso de ventas.

• Calificar: se identifica y califica un cliente potencial potencial.
• Desarrollar: se crea una oportunidad y se agregan a la oportunidad otros detalles, como los productos y servicios que les interesan, los ingresos estimados y los plazos.
• Proponer: Se agrega una cotización a la oportunidad y se presenta formalmente al cliente.
• Cerrar: El cliente acepta la cotización y se genera un pedido.
• Cumplir: Después de que se completa el pedido, se genera una factura para facturar al cliente.

Dynamics 365 Sales ayuda a las organizaciones a administrar su ciclo de vida de ventas. En la mayoría de las organizaciones, esto comienza con los clientes potenciales. Examinemos cómo Dynamics 365 Sales ayuda a los vendedores a crear, administrar y calificar clientes potenciales de ventas.

Describe cómo trabajar con clientes potenciales.

El objetivo de un cliente potencial es determinar la viabilidad de convertirse en cliente. Este proceso se conoce como calificación de clientes potenciales. Durante la calificación, se recopila información sobre el cliente potencial, se contacta con el cliente potencial y se toma una decisión sobre si debe seguir adelante. Por ejemplo, un cliente potencial solicita más información sobre un producto utilizando el sitio web de su organización. Inicialmente, no se sabe si esta persona es un cliente viable. Solo después de que el vendedor se acerque y se relacione con el individuo, se puede determinar si sus necesidades se alinean con lo que su organización puede ofrecer.

Dynamics 365 Sales proporciona varias formas de capturar clientes potenciales, como crearlos manualmente, convertir actividades como correos electrónicos o mediante una importación masiva en la aplicación. Por ejemplo, muchas organizaciones compran listas de clientes potenciales según un perfil al que quieren dirigirse. Esas listas se importan fácilmente a la aplicación.

Una vez creado un cliente potencial, el vendedor centrará su atención en calificarlo. El proceso de calificación puede incluir realizar llamadas telefónicas, investigar al cliente e interactuar con las partes interesadas durante todo el proceso. Es importante que el vendedor y los gerentes puedan capturar y acceder fácilmente a esta información. Dynamics 365 Sales proporciona varias piezas clave de información disponibles que se pueden utilizar para ayudar a los vendedores durante el proceso de calificación.

Estos elementos incluyen:

• Línea de tiempo: muestra las actividades relacionadas con los clientes potenciales. Todas las actividades se muestran en orden cronológico. Estos podrían incluir llamadas telefónicas realizadas o recibidas, citas con el cliente potencial, publicaciones internas sobre el registro realizadas por colegas o notas que se agregaron sobre el registro.

  • Por ejemplo, se pueden enumerar todas las citas que el ejecutivo de cuentas tuvo con el cliente. Pueden abrir cada cita para recopilar información adicional de esa reunión.

• Asistente: proporciona recordatorios o notificaciones sobre elementos relacionados con el cliente potencial.

  • Por ejemplo, el asistente de relaciones puede ofrecer un recordatorio sobre una próxima cita relacionada con el cliente potencial. Los detalles de la cita se pueden ver abriendo el registro directamente desde el cliente potencial.

• Partes interesadas: identifica a las personas que podrían tener un interés personal o estar involucradas en el proceso de toma de decisiones. Por lo general, estos son registros de contactos que se anotan en el registro.

  • Por ejemplo, una parte interesada podría ser un abogado que utiliza la organización, un líder de proyecto o miembros de la junta que podrían estar involucrados en el proceso de toma de decisiones.

• Competidores: identifica a otros proveedores que podrían competir por el negocio de un cliente.

• Flujos de procesos comerciales: representan procesos guiados que se utilizan para guiar a los ejecutivos de cuentas a lo largo de todo el ciclo de vida de las ventas.

  • Según el tipo de cliente potencial o los procedimientos de la empresa, un cliente potencial puede tener varios procesos comerciales disponibles que se pueden cambiar, según los detalles específicos del cliente potencial. Estos detalles pueden incluir la fuente de clientes potenciales, el presupuesto estimado, el plazo de compra u otros factores comerciales.

Una vez que el vendedor completa el proceso de determinación de la viabilidad de un cliente potencial, puede ser calificado o descalificado.

• Calificado: Indica la organización y considera que es una venta potencial viable y está lista para pasar a la siguiente fase en el proceso de ventas.
• Descalificado: indica que ya no los perseguirá como cliente.

Veamos cómo se pueden usar estas características para calificar o descalificar a un nuevo cliente potencial que ha sido identificado:

Tom, que es vendedor, conoce a un cliente potencial en una feria comercial. Intercambian tarjetas de presentación y Tom ingresa como líder en la aplicación. Dynamics 365 Sales lanza el proceso de venta de oportunidades potenciales. El proceso comienza en la etapa de Calificación, ya que eso es lo que estamos tratando de hacer.

• Tom utiliza búsquedas en Internet y sitios web de redes sociales para recopilar información general sobre el cliente potencial, como la industria, el número de empleados y los ingresos anuales, y lo ingresa en el cliente potencial.

  • Las funciones de integración opcionales con aplicaciones como LinkedIn Sales Navigator también podrían ayudar en el proceso de investigación.

• Tom llama al cliente para hablar sobre su situación actual y sus necesidades potenciales. Durante esta conversación, puede identificar información como las partes interesadas del proyecto, los competidores potenciales, la información presupuestaria o el proceso de toma de decisiones.

  • La información relevante en el cliente potencial se actualiza en consecuencia.
  • Las notas adicionales de la llamada se capturan en una actividad de llamada telefónica asociada con el cliente potencial.

• Se agrega una publicación al cliente potencial que pregunta a los compañeros de trabajo si alguien tiene experiencia con este cliente.

  • Las respuestas de los compañeros de trabajo a la publicación se capturan y muestran en la línea de tiempo del cliente potencial.

• Tom programa una reunión cara a cara con personas clave de la organización.

  • El asistente de relaciones le recuerda antes de la reunión.

• Tom califica el liderazgo.

  • El registro de clientes potenciales está cerrado.
  • Se crea un nuevo registro de oportunidades.
  • El proceso de venta de oportunidades de venta avanza a la fase de desarrollo.
  • La información del cliente potencial es visible en cualquier punto, seleccionando la fase de calificación.

Una vez que un ejecutivo de cuentas ha pasado por el proceso de determinar la viabilidad de un cliente potencial, puede ser calificado o descalificado. Un cliente potencial calificado indica que son una venta potencial viable y están listos para pasar a la siguiente fase en el proceso de ventas.

Revisar la gestión de oportunidades
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5 minutos
Las oportunidades representan una venta potencial. A diferencia de los clientes potenciales, las oportunidades brindan detalles más específicos, como ingresos potenciales, cronogramas y detalles de productos o servicios. Las oportunidades son una parte importante del proceso de ventas porque suelen ser donde un equipo de ventas dedica la mayor parte de su tiempo y esfuerzo. La administración de oportunidades generalmente incluye varias interacciones con el cliente, como reuniones con el cliente, llamadas telefónicas o tareas. A menudo, lo bien que el equipo de ventas gestiona sus oportunidades es la diferencia entre ganar y perder.

La gestión eficaz de oportunidades puede implicar varias tareas como las siguientes:

Asignar y compartir oportunidades con las personas o equipos más adecuados.
Seguimiento de los detalles del producto y servicio de los artículos que le interesan al cliente.
Proporcionar la literatura más adecuada al cliente.
Gestión y seguimiento de las actividades de ventas relacionadas con la oportunidad.
Seguimiento de interesados y competidores.
Moviendo oportunidades a través de un flujo de trabajo del proceso de ventas.
Cuando se crean oportunidades, es importante definir la mayor cantidad de información posible sobre la situación actual y lo que se necesitará para avanzar. Esto ayuda a las organizaciones a comprender mejor qué proceso de ventas debe ejecutarse en función del tipo de oportunidad, el tamaño y el cronograma. También puede ayudar a la organización a comprender mejor qué recursos de ventas deben asignarse al registro para brindarles la mejor oportunidad de ganar el trato.



Al igual que los clientes potenciales, las oportunidades contienen información que puede ser útil a medida que se trabaja la oportunidad, como la línea de tiempo, el asistente, las partes interesadas, los competidores y los flujos de procesos comerciales. Además, las oportunidades brindan la capacidad de definir los productos, servicios y detalles de la lista de precios para los artículos que se incluyen en la oportunidad. Esto ayuda no solo a pronosticar mejor los ingresos, sino que también ayuda a medida que la oportunidad avanza a través del proceso de ventas.

Veamos cómo se usaría la combinación de todas las funciones para que el cliente potencial que Tom identificó y calificó en la feria comercial se traslada a una oportunidad.

Calificar: Tom calificó al cliente potencial mediante el proceso de calificación del cliente potencial descrito anteriormente.

Desarrollar: el registro avanzó automáticamente a la etapa de desarrollo cuando el cliente potencial se convirtió en una oportunidad.

Tom completa una información adicional que se necesita para la oportunidad, como la fecha de cierre estimada, la necesidad del cliente y la información presupuestaria.

Se agregan grupos de interés que representan a los miembros del equipo del proyecto, miembros del consejo asesor, asesores legales, etc.
Se agregan competidores con los que competimos por la oportunidad.
Se define la información de productos y precios.

La oportunidad está configurada para utilizar precios calculados por el sistema y se define la lista de precios minoristas.
Se incluye cada artículo de línea y se define la información de precios.
Está programada una reunión con el cliente durante una semana a partir de hoy.

El asistente de relaciones le recuerda la cita al ejecutivo de cuentas.
Durante la reunión, el cliente solicita una propuesta formal sobre la solución.
Tom adelanta la oportunidad a la etapa de propuesta.

Proponer: Se genera una cotización formal y se entrega al cliente.

Se definen los recursos de ventas internos que se necesitarán en la oportunidad.

Se agregan miembros del equipo de ventas.

Opcionalmente, los equipos de acceso se pueden utilizar para proporcionar acceso a los registros a los miembros definidos.
Se agrega una cotización a la oportunidad que incluye todos los productos definidos en la oportunidad.

Se programa una reunión con el cliente para presentarle formalmente el presupuesto.

El equipo prepara una presentación final que se adjunta a la oportunidad.

Opcionalmente, la integración con SharePoint o OneDrive for Business podría usarse para almacenar documentos relacionados.
La cotización se activa y se presenta al cliente durante la reunión.

Se actualizan las notas sobre la reunión.
El cliente acepta la cotización.

Tom adelanta la oportunidad a la etapa final.

Cerrar: Se completan las tareas necesarias para cerrar la oportunidad.

La propuesta final es entregada y firmada por el cliente.

La cotización se convierte en una orden y se cierra.

La oportunidad esta cerrada.
Las oportunidades se pueden cerrar de múltiples formas. Se pueden cerrar automáticamente cuando se cierra una cotización asociada o cuando se crea una orden a partir de una cotización. 

Trabajar y administrar cotizaciones

Como se mencionó anteriormente, los vendedores resuelven los detalles específicos de una solución de cliente en las oportunidades. Una vez que se definen esos detalles y el cliente está listo para una propuesta formal que define la información de precios y las cantidades de productos, generalmente se les presenta una cotización.

Las cotizaciones se pueden crear de forma manual o directamente a partir de una oportunidad. Las cotizaciones creadas a partir de oportunidades incluirán detalles importantes del registro de oportunidades, como información de precios y cualquier artículo de línea adjunto se agrega automáticamente. Se pueden agregar y eliminar elementos de línea de productos individuales según sea necesario.

Cuando se crea una cotización por primera vez, tiene un estado de Borrador. Los borradores de cotizaciones se pueden modificar y agregar o eliminar productos. Cuando la cotización está lista para ser presentada a un cliente, debe activarse. Una cotización activada es de solo lectura. Una vez que una cotización está activa, está lista para ser presentada al cliente. Las cotizaciones se pueden generar como documentos de Microsoft Word o PDF.

Por lo general, la primera versión de una cotización presentada al cliente no es generalmente la versión que terminan firmando. Es común que un cliente solicite que se eliminen artículos o que se ajusten las cantidades. Por ejemplo, la cotización puede incluir diez cámaras de seguridad, pero el cliente decide que quiere comenzar con cinco por ahora.

Las cotizaciones activas en Dynamics 365 Sales no se pueden editar. Los cambios en las cotizaciones se realizan como revisiones. Cuando se revisa una cotización, la versión original de la cotización se cierra y se conserva con fines históricos, y se crea una nueva versión con un número de revisión actualizado. Esto asegura que todas las versiones anteriores de la cotización sean accesibles en cualquier momento. Después de aplicar los cambios necesarios, se puede activar la cotización actualizada para presentarla al cliente.

Una vez que el cliente aprueba una cotización, se puede cerrar y se puede generar una orden. Al cerrar una cotización, el vendedor puede optar por convertir la cotización en un pedido. Además, si la cotización se generó a partir de una oportunidad, también puede seleccionar cerrar la oportunidad. Es importante tener en cuenta que después de que se acepte una cotización, no podrá revisarla.

Examinar pedidos y facturas

Después del ciclo de vida de la cotización, cuando el cliente esté listo para progresar, es probable que realice un pedido. Un pedido es un compromiso de un cliente para comprar productos o servicios. La mayoría de los pedidos se crearán como resultado directo de una cotización aceptada. Sin embargo, hay ocasiones en las que es posible que sea necesario crear un pedido que no esté relacionado con una cotización.

Esto ocurre cuando se crea una cotización a partir de una oportunidad, cuando las cotizaciones se convierten en órdenes y el contenido de la cotización se agrega al registro de la orden y se cierra la cotización. Los productos y artículos del pedido se pueden editar según sea necesario. Si un pedido se crea manualmente, deberá agregar toda la información necesaria del pedido, como el cliente potencial, el nombre y la información de la lista de precios.

Los productos y los precios de un pedido se pueden actualizar según sea necesario. Dado que los pedidos suelen representar la última etapa de un proceso de ventas, las organizaciones quieren asegurarse de que la información de precios relacionada con ellos sea correcta. Las organizaciones pueden manejar esto limitando los productos y los precios al bloquear y desbloquear los precios según sea necesario. Los precios de bloqueo se utilizan para garantizar que solo se utilicen los productos existentes con el modelo de precios actual. Cuando el precio está bloqueado, no es posible sobrescribir la información de precios en el pedido. Al desbloquear los precios, puede sobrescribir cualquier campo de precios según sea necesario.

Una vez que se realiza el pedido, debe completarse. Se trata de proporcionar los servicios o productos que el cliente ha solicitado en el pedido. Microsoft Dynamics 365 Sales permite a los usuarios realizar un seguimiento de cuándo se han cumplido los pedidos. El cumplimiento puede marcarse como completo o parcial.

Una vez que se completa un pedido, puede crear una factura. Las facturas son solicitudes de pago de una empresa a sus clientes. Las facturas pueden estar relacionadas con pedidos, pero no es obligatorio. La forma más común de generar una factura en el sistema es crearla directamente a partir de un pedido. Cuando se crea la factura, todos los productos que estaban asociados con el pedido se agregarán automáticamente a la factura. Se pueden agregar o eliminar otros productos o servicios del pedido después de que se haya creado.

Una vez que se ha creado una factura, se pueden agregar y editar artículos de línea individuales según sea necesario, al igual que con los pedidos. Además, al igual que los pedidos, la información de precios se puede bloquear y desbloquear según sea necesario.

Una vez que el cliente paga la factura, puede marcar la factura como pagada. Cuando marca una factura como pagada, puede seleccionar una de estas dos opciones:

• Completado: la factura fue pagada en su totalidad por el cliente.
• Parcial: La factura fue pagada solo parcialmente por el cliente.

Vídeo de demostración: ciclo de vida de ventas en Dynamics 365 Sales