Publicado por: Juan Carlos Muñoz Garrigues
Un cliente es un individuo o empresa que recibe, consume o compra un producto o servicio. El objetivo principal de una empresa comercial es atraer clientes y mantener una relación sólida con ellos a lo largo del tiempo, asegurándose de que quieran seguir haciendo negocios con su organización.
Las organizaciones logran esto a través del compromiso del cliente. El compromiso del cliente representa la conexión emocional entre un cliente y una marca. La forma en que una organización involucra a sus clientes impacta directamente en su relación con ellos. Los clientes altamente comprometidos compran más y demuestran más lealtad.
Muchas organizaciones aprovechan el software de participación del cliente para ayudarlas a interactuar con sus clientes. Las aplicaciones de participación del cliente ayudan a las organizaciones a reimaginar fundamentalmente cómo involucran a los clientes. Ayudan a las organizaciones a crear experiencias personalizadas de marketing, ventas y servicio utilizando datos e inteligencia para mejorar cada interacción.
Las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365 son aplicaciones propias de Microsoft creadas en Microsoft Power Platform. Las organizaciones pueden aprovechar estas aplicaciones individualmente o juntas para crear poderosas relaciones de extremo a extremo con sus clientes.
Si bien cada aplicación proporciona una solución específica, comparten elementos comunes que son iguales independientemente de la aplicación que esté utilizando. Este módulo se centra en los elementos comunes que se utilizan en todas las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365.
Como se mencionó anteriormente, las aplicaciones de participación del cliente de Dynamics 365 se basan en Microsoft Power Platform. Microsoft Power Platform es una plataforma de desarrollo de aplicaciones de bajo código que no solo abarca Dynamics 365, sino también Office 365, Azure y aplicaciones independientes. Combina el poder de PowerApps, Power BI y Power Automate en una plataforma de aplicaciones empresariales que proporciona información de datos y creación de aplicaciones rápida y sencilla.
Uno de los elementos clave para crear aplicaciones en esta plataforma es Microsoft Dataverse. Dataverse le permite almacenar y administrar de forma segura los datos utilizados por sus aplicaciones comerciales. Por ejemplo, puede almacenar todos los datos de sus clientes en Dataverse. Los datos de Dataverse se almacenan en tablas. Una tabla es un conjunto de filas y columnas. Cada columna de una tabla almacena un tipo específico de datos, como nombres, ubicaciones, edades, fechas, salarios, etc.
Dataverse incluye un conjunto básico de tablas estándar que cubren escenarios comerciales típicos como cuentas, contactos y actividades. La ventaja de Dataverse es que las organizaciones también pueden crear tablas personalizadas específicas para sus necesidades y completarlas con datos.
Por ejemplo:
Los creadores de aplicaciones pueden utilizar herramientas como Power Apps para crear aplicaciones enriquecidas que aprovechen estos datos.
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Aprovechar Dataverse proporciona estos beneficios:
Las aplicaciones de participación del cliente de Dynamics 365, como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service o Dynamics 365 Marketing, utilizan Dataverse para almacenar y proteger sus datos. Esto le permite crear aplicaciones usando Power Apps y Dataverse directamente contra sus datos comerciales centrales, que ya se usan dentro de Dynamics 365, sin la necesidad de integración.
Las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365 ayudan a las organizaciones a reinventar fundamentalmente la forma en que interactúan con los clientes. Las organizaciones pueden crear experiencias personalizadas de marketing, ventas y servicio utilizando datos e inteligencia para mejorar cada interacción.
Hay cinco aplicaciones principales de interacción con el cliente de Dynamics 365:
Cuando se usa sola, cada aplicación permite a las organizaciones administrar los aspectos diarios relacionados con ese elemento. Por ejemplo, Dynamics 365 Sales lo ayuda a tomar el control, administrar y automatizar las tareas relacionadas con su ciclo de ventas. Sin embargo, cuando se combina con Dynamics 365 Customer Service, ahora tiene una solución completa que garantiza que está brindando altos niveles de servicio a sus clientes una vez vendidos. Los eventos relacionados con el servicio se pueden utilizar para desencadenar eventos relacionados con las ventas para que los vendedores puedan salir y vender a los clientes. Aunque cada aplicación proporciona un tipo específico de funcionalidad, todas comparten elementos comunes para brindar una experiencia unificada, ya sea que las use por separado o juntas.
Se accede a las aplicaciones desde la pantalla de inicio de Dynamics 365. La pantalla de inicio brinda acceso rápido y fácil a todas sus aplicaciones comerciales desde una ubicación centralizada. Estos incluyen cualquier aplicación de Dynamics 365 a la que tenga acceso y cualquier PowerApps. Cada aplicación se muestra en forma de mosaico con una descripción para guiar el acceso del usuario a la aplicación. Al seleccionar la aplicación, se abrirá.
Echemos un vistazo más de cerca al acceso a estas aplicaciones y cómo navegar y cambiar entre aplicaciones si es necesario.
En esta demostración con un clic, se le guiará a través del proceso de acceso a las diferentes aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365 y el proceso de realizar una navegación básica a través de la aplicación.
<< Demostración de como Trabajar con aplicaciones de participación del cliente>>
Como vio, es muy fácil acceder a las diferentes aplicaciones de Dynamics 365 disponibles para usted directamente desde la pantalla de inicio. Una vez que haya abierto una aplicación, puede cambiar fácilmente entre las diferentes aplicaciones según sea necesario. Acceder y utilizar la funcionalidad básica en las aplicaciones de Dynamics 365 es algo que usted, como usuario, hará a diario.
Ahora sabemos cómo acceder y navegar por las diferentes aplicaciones; echemos un vistazo más de cerca a cómo trabajar con los tipos de registros más utilizados por todas las aplicaciones de interacción con el cliente.
Como se mencionó anteriormente, un cliente representa a un individuo o empresa que recibe, consume o compra un producto o servicio.
Hay tres formas en que las organizaciones definen a los clientes:
Las aplicaciones de Dynamics 365 son compatibles con los tres modelos de clientes. Hay dos registros principales que se utilizan para admitir esta funcionalidad:
Las cuentas y los contactos se pueden relacionar entre sí de varias formas. Los contactos individuales se pueden asociar a una cuenta. Por ejemplo, si Microsoft fuera una cuenta dentro del sistema Microsoft Dynamics 365, entonces los contactos podrían incluir a Bill Gates. Cada registro de contacto en Dynamics 365 incluye el campo de cliente principal que le permite vincular un contacto a un registro de cuenta específico.
Si bien una cuenta puede tener varios contactos, es probable que tenga un contacto principal. El contacto principal representa a una persona clave en la organización con la que trata principalmente. Esta podría ser la persona con la que trata en lo que respecta a facturación, ventas, etc.
Si bien muchas cuentas serán cuentas independientes, hay ocasiones en las que una cuenta puede considerarse como la cuenta principal de otra cuenta. Esto puede ocurrir cuando una cuenta es una división o subsidiaria de una empresa matriz.
La siguiente imagen muestra cómo se vería esto.
Ocupaciones
Las actividades en Dynamics 365 ayudan a realizar un seguimiento de las comunicaciones con los clientes. Por ejemplo, mientras trabaja con los clientes, puede hacer cosas como tomar notas, enviar correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, programar citas o asignarse tareas mientras resuelve un caso de servicio. Al ingresar estas actividades en Dynamics 365, tendrá un registro histórico de su comunicación con los clientes.
Las actividades a menudo se asocian con contactos y cuentas pero, según la aplicación de Dynamics 365 que esté usando, también se pueden asociar con otros tipos de registros.
A medida que la relación de su organización con un cliente se desarrolla con el tiempo, usted y otras personas de su equipo pueden consultar la línea de tiempo récord para ver el historial de sus interacciones.
En esta demostración con un clic, creará un registro de cuenta y agregará contactos y actividades relacionadas al registro.
<<Demostración de como Gestionar clientes y actividades>>
Definir y trabajar con registros de cuentas y contactos en aplicaciones de Dynamics 365 es una de las actividades más comunes que realizará en la aplicación. Una vez que se crean las cuentas y los contactos, las actividades como las llamadas telefónicas, las tareas y las citas representarán las interacciones que tiene con sus clientes.
A medida que aumenta la cantidad de registros en Dynamics 365, deberá poder ubicar y acceder rápidamente a registros como, por ejemplo, si un cliente llama con una pregunta relacionada con su cuenta.
Dynamics 365 proporciona varias formas de ubicar datos en función de dónde se encuentre y de lo que esté buscando. Si está trabajando en una vista, puede filtrar fácilmente la lista de registros mostrada con las opciones de filtro disponibles para cada columna mostrada.
Por ejemplo, en la imagen a continuación, estamos usando el control de filtro en la columna Ciudad para filtrar solo las cuentas que están en Redmond.
Puede filtrar en función de varias columnas a la vez si es necesario. Todos los filtros aplicados se pueden eliminar seleccionando el icono de filtro en la columna.
El filtrado proporciona una forma rápida de obtener resultados amplios al localizar datos. Sin embargo, hay muchas ocasiones en las que es más fácil buscar un registro directamente. En estos casos, puede utilizar las opciones de búsqueda disponibles.
Las dos herramientas de búsqueda más comunes son:
Hay ocasiones en las que no podrá encontrar lo que está buscando utilizando las opciones de búsqueda y filtrado estándar. Por ejemplo, mientras trabaja en Dynamics 365 Sales, es posible que deba ubicar todas las cuentas con oportunidades abiertas. No podrá hacer eso con el filtrado estándar, ya que necesita filtrar en función de varias entidades. En estos casos, puede utilizar la opción de filtro avanzado. Esto le permite crear filtros detallados que pueden abarcar varias entidades. El icono de filtro avanzado se encuentra justo a la izquierda del cuadro de búsqueda de búsqueda rápida.
En esta demostración de clic, utilizará las diferentes opciones de búsqueda y filtrado disponibles en Dynamics 365 para ubicar diferentes registros de cuentas.
<< Cómo Buscar y filtrar datos en Dynamics 365>>
Localizar datos en la aplicación es casi una tarea diaria. Cuanto más eficiente sea para encontrar y buscar, más eficiente será para manejar las consultas de los clientes y navegar a través de la aplicación.
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Un catálogo de productos es una colección de productos y servicios que una organización vende y proporciona a sus clientes. Un catálogo de productos típico no solo incluye una lista de los productos que vende una organización, sino que también define diferentes opciones de precios, como minoristas y mayoristas. También detalla cómo se venderá un producto.
El catálogo de productos de Dynamics 365 permite a las organizaciones crear un completo sistema de clasificación de productos que brinda soporte para la funcionalidad relacionada con el producto.
El catálogo de productos ofrece la posibilidad de:
Defina la estructura jerárquica de las familias de productos y los productos con propiedades configurables que le ayudarán a reducir la cantidad de unidades de almacenamiento de productos (SKU) necesarias para mantener su catálogo de productos.
Venda productos individuales o agrúpelos en paquetes y kits. Un paquete o kit es una colección de productos que se vende como una sola unidad. La agrupación de productos es útil para agrupar productos de manera que los clientes se beneficien de la línea completa de productos o para ofrecer descuentos.
Defina productos relacionados en el sistema para respaldar la sustitución de productos, la venta cruzada o la venta ascendente. Los productos relacionados se muestran como sugerencias a los agentes de ventas cuando agregan el producto a una oportunidad, cotización, pedido o factura.
Defina múltiples modelos de precios y descuentos. También puede usar precios personalizados en lugar de los precios del sistema de Dynamics 365 para calcular precios cuando asocia un producto o paquete a una oportunidad, cotización, pedido o factura.
Especifique valores localizados para determinadas propiedades de productos (atributos) para que los nombres y las descripciones de los productos estén disponibles en los idiomas preferidos por el usuario.
Componentes del catálogo de productos
El catálogo de productos de Dynamics 365 consta de cuatro componentes principales:
Grupos de unidades: define cómo se empaqueta un producto para la venta, como las unidades de medida en las que se vende el producto o servicio. Por ejemplo, una organización que vende sistemas de juego podría venderlos individualmente en una caja, que podría incluir 12 sistemas de juego individuales. Una organización que brinda servicios a los clientes puede vender sus servicios en incrementos de horas, días o semanales.
Productos: representa el tipo de producto que una empresa puede mantener en inventario, un producto personalizado o un servicio proporcionado a un cliente. Por ejemplo, los productos de un salón de belleza podrían incluir varios productos para el peinado del cabello. Además, su lista de productos también puede incluir varios servicios como cortes de pelo, coloración y servicios de spa.
Listas de precios : conjuntos de precios que se cobran por el producto en determinadas circunstancias. Por ejemplo, una organización puede tener varias listas de precios para adaptarse a las variaciones estacionales, las ofertas especiales o los diferentes mercados a los que venden (como el gobierno, el comercial, el educativo, etc.).
Listas de descuentos: permiten a las organizaciones ofrecer productos o servicios a diferentes precios según la cantidad comprada. Por ejemplo, un pequeño vendedor que compra cinco televisores para venderlos en su tienda podría pagar $ 350.00 por televisor. Donde un gran proveedor que está comprando 500 televisores para venderlos en múltiples ubicaciones, podría pagar $ 300.00 por televisor.
Importante
La gestión de inventario no es el objetivo principal de las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365. El catálogo de productos de las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365 no sustituye a una aplicación de inventario de planificación de recursos empresariales (ERP) tradicional.
Dado que muchas de las aplicaciones de participación del cliente de primera mano tienen algún tipo de dependencia de los productos, el catálogo de productos de Dynamics 365 proporciona la funcionalidad de producto necesaria para admitir estas aplicaciones. Dependiendo de la aplicación con la que esté trabajando, el catálogo de productos se puede aprovechar de diferentes formas.
Por ejemplo:
Ventas de Dynamics 365: el catálogo de productos almacena los bienes y servicios que vende a sus clientes; por lo tanto, se pueden utilizar como elementos de línea en registros de oportunidades, cotizaciones, pedidos y facturas. Las diferentes listas de precios garantizan que el precio sea correcto según el cliente con el que está trabajando.
Servicio al cliente de Dynamics 365: el catálogo de productos puede ser utilizado por diferentes registros de soporte, como casos, artículos de conocimiento y registros de derechos. Por ejemplo, los artículos de conocimiento se pueden asociar con productos del catálogo para facilitar la búsqueda de artículos basados en un tipo de producto.
Dynamics 365 Field Service: el catálogo de productos se utiliza en las órdenes de trabajo para representar los productos y servicios que se proporcionan como parte de la orden de trabajo. Los productos del catálogo de productos se pueden convertir automáticamente en activos del cliente, que representan equipos en las ubicaciones del cliente que su organización puede reparar.
Dynamics 365 Marketing: el catálogo de productos se puede utilizar para ayudar a orientar las campañas de marketing y los recorridos de los clientes. También se puede utilizar para ayudar en la segmentación de clientes.
Operaciones de proyectos de Dynamics 365: el catálogo de productos se puede usar para agregar elementos de línea de productos a oportunidades de proyectos, cotizaciones de proyectos y contratos de pedidos. Las diferentes listas de precios garantizan que el precio sea correcto según el cliente con el que está trabajando.
Una de las muchas ventajas de usar aplicaciones de Dynamics 365 es lo fácil que es integrarse con otras tecnologías de Microsoft, lo que amplía la cantidad de escenarios en los que Dynamics 365 puede proporcionar las capacidades necesarias. Por ejemplo, Dynamics 365 le permite adjuntar y almacenar archivos relacionados con registros de Dynamics 365 en la aplicación, pero la funcionalidad es limitada. Es como adjuntar un archivo a un correo electrónico. Básicamente, está haciendo una copia de un documento y adjuntandola a un registro. No hay opciones de control de versiones o colaboración. Junto con las capacidades de integración disponibles para interactuar con otras tecnologías, puede utilizar las capacidades de administración de documentos de aplicaciones como SharePoint para proporcionar opciones de control de versiones y colaboración.
Las opciones de integración más comunes disponibles con Dynamics 365 incluyen integraciones con:
Microsoft Word
Las plantillas de Microsoft Word brindan a los usuarios la capacidad de generar fácilmente documentos estandarizados que incluyen datos de Dataverse y utilizar todo el poder de formato de Microsoft Word. Se pueden crear plantillas organizativas para admitir la generación simple de documentos. Además, los usuarios con los permisos adecuados pueden crear sus propias plantillas y compartirlas con otros usuarios. Esto asegura que los usuarios puedan utilizar la funcionalidad familiar de Microsoft Word. Por ejemplo, las organizaciones pueden crear plantillas de documentos de Word para manejar una necesidad de informes livianos o para representar presupuestos o pedidos que desean entregar a los clientes.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de cómo se ve una plantilla de documento de Word:
Microsoft Excel
La integración entre las aplicaciones basadas en modelos y Microsoft Excel es una característica favorita de muchos usuarios. Excel es una de las herramientas de análisis de datos más populares para los usuarios comerciales, y la facilidad de exportar datos de Dataverse a Excel es un beneficio significativo para los usuarios de todos los niveles.
La mayoría de las vistas de Dynamics 365 se pueden exportar como datos estáticos o dinámicos a Microsoft Excel. Las hojas de trabajo estáticas crean una copia local de los datos y no se mantiene ninguna conexión entre el libro de trabajo de Dataverse. Los libros de trabajo dinámicos exportados o las tablas dinámicas mantienen un vínculo entre los datos de Dataverse y el archivo de Excel. El modelo de seguridad de Dataverse se mantiene y los usuarios necesitan los privilegios adecuados para actualizar los datos.
Una opción de exportación adicional es exportar a Excel Online. Esta opción abre el archivo de Excel para el usuario en una ventana dentro de Dynamics 365 o aplicaciones basadas en modelos personalizados. Esta opción es popular cuando alguien quiere editar rápidamente varios registros de Dynamics 365.
Plantillas de Excel
Al igual que las plantillas de documentos de Word, las plantillas de Excel permiten a los usuarios de Dynamics 365 crear fácilmente informes de Excel actualizados, sin necesidad de conocimientos de fórmulas, gráficos o tablas dinámicas de Excel. Las plantillas se pueden abrir en Excel en línea o descargar y luego abrir localmente en Excel. Las plantillas permiten a los usuarios, que normalmente crearían estos informes, utilizar fácilmente documentos de Excel prefabricados con datos actuales. También permite a los usuarios de Excel crear informes con datos actuales en lugar de mantener sus datos fuera del sistema.
Microsoft SharePoint
Como se mencionó anteriormente, aprovechar las capacidades de administración de documentos de SharePoint mantiene sus documentos al alcance de los registros de Dynamics que son compatibles. Una vez configurada la integración, se agrega una pestaña Documentos a los registros de Dynamics 365. La pestaña del documento apunta a diferentes carpetas en los sitios de SharePoint donde se almacenan los documentos.
Desde el menú del documento, tiene otros cuatro elementos de menú que se pueden usar con respecto a las ubicaciones de los documentos:
Equipos de Microsoft
Microsoft Teams se está convirtiendo en una de las aplicaciones más importantes para las organizaciones. Es la principal herramienta de colaboración para interactuar con compañeros de equipo, reuniones virtuales y colaboración en proyectos. Para aprovechar esto, hay varias formas en que las aplicaciones de Dynamics 365 se pueden integrar con Microsoft Teams.
La integración de Dynamics 365 para Microsoft Teams permite a los usuarios trabajar fácilmente con la información del cliente en aplicaciones de participación del cliente (como Dynamics 365 Sales y Dynamics 365 Customer Service) y compartir archivos directamente desde Microsoft Teams. Esto les ayuda a ser más productivos y hacer el trabajo de forma más eficaz.
Dado que las aplicaciones de origen de Dynamics 365 son aplicaciones de energía impulsadas por modelos, puede aprovechar todas las capacidades de integración disponibles para la integración con elementos como aplicaciones de lienzo. Las aplicaciones de lienzo se pueden incrustar en formularios de Dynamics 365 para aprovechar el poder de las aplicaciones de lienzo. Por ejemplo, las aplicaciones de lienzo pueden conectarse a otras fuentes de datos además de Dataverse, como SQL o aplicaciones de terceros. Al incorporar una aplicación de lienzo en una aplicación de Dynamics 365, los datos de esas aplicaciones se pueden visualizar y presentar dentro de Dynamics 365 en el contexto del registro que se está viendo.
En la siguiente imagen, vemos un ejemplo de una aplicación de lienzo que está conectada a la entidad de contacto en Dataverse. Puede ver que, dado que es una aplicación de lienzo, podemos aprovechar al máximo las opciones de presentación para brindar una experiencia mucho más visual que solo Dynamics 365.
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